Politique de confidentialité

1. Objet et périmètre

Joe AI édite un agent conversationnel fondé sur l'intelligence artificielle, destiné aux professionnels de l'immobilier. Il répond aux appels et aux messages reçus par les agences, qualifie les demandes des locataires, des propriétaires et des acquéreurs, puis crée les tickets et les fiches correspondantes dans les outils de l'agence.

La présente politique décrit les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre du site www.getjoe-ai.com, du portail applicatif app.getjoe-ai.com, des applications mobiles et du service lui-même.

Elle ne se substitue pas aux informations que chaque agence cliente doit délivrer aux personnes qu'elle contacte ou qui la contactent, ni aux stipulations du contrat conclu entre Joe AI et cette agence.

2. Qui traite vos données

Société

JOE-AI SAS

Forme juridique

Société par actions simplifiée (SAS) au capital de 1 000 euros

Immatriculation

RCS de Paris — 931 220 735

Siège social

25 rue des Écouffes, 75004 Paris, France

Président

La société Babylone, elle-même représentée par Stanislas Chertok.

Contact

contact@getjoe-ai.com

Toute question relative à cette politique ou à l'exercice de vos droits peut être adressée à cette adresse électronique, ou par courrier au siège social.

3. Nos deux rôles : responsable de traitement et sous-traitant

Joe AI intervient à deux titres différents, et il est important de les distinguer car ils ne relèvent pas des mêmes obligations.

Joe AI est responsable de traitement pour les données qu'il détermine lui-même : la navigation sur le site, les demandes de démonstration et de contact, la relation commerciale avec ses clients, la gestion des comptes des utilisateurs du portail, la facturation et la sécurité de la plateforme.

Joe AI est sous-traitant, au sens de l'article 28 du Règlement général sur la protection des données, pour les données traitées pour le compte de ses agences clientes : les appels, les messages, les courriers électroniques et les fiches de contact des locataires, des propriétaires, des acquéreurs et des prestataires. Dans ce cas, c'est l'agence cliente qui est responsable de traitement : elle définit les finalités, informe les personnes concernées et reste leur interlocuteur. Joe AI n'agit que sur ses instructions documentées.

Si vous avez été en relation avec un agent Joe AI lors d'un appel ou d'un échange écrit, adressez-vous en priorité à l'agence immobilière concernée. Si vous ne savez pas laquelle contacter, écrivez-nous et nous vous orienterons.

4. Données traitées lorsque Joe AI est responsable de traitement

Selon la manière dont vous interagissez avec nous, nous traitons les catégories de données suivantes :

• Visite du site : données techniques strictement nécessaires à la remise des pages et à la sécurité (adresse du protocole internet, type de navigateur, horodatage des requêtes).
• Demande de démonstration ou prise de contact : nom, prénom, adresse électronique professionnelle, numéro de téléphone, société, fonction et contenu de votre message.
• Utilisateurs du portail applicatif : identifiants de connexion, nom, adresse électronique professionnelle, rôle, agence de rattachement, préférences, journaux de connexion et d'activité.
• Relation contractuelle et facturation : coordonnées de facturation, historique des abonnements, consommation du service, échanges avec le support.

Nous ne traitons pas de données sensibles au sens de l'article 9 du Règlement général sur la protection des données et ne collectons jamais volontairement de données relatives à des mineurs.

5. Données traitées pour le compte de nos clients

Lorsqu'une agence utilise Joe AI, la plateforme traite pour son compte les données suivantes :

• Appels : numéro de l'appelant, horodatage et durée, enregistrement audio, transcription de la conversation, et informations extraites de cette transcription (nature de la demande, adresse du bien, degré d'urgence, coordonnées communiquées).
• Échanges écrits : messages courts, conversations WhatsApp, messages déposés sur la messagerie instantanée du site de l'agence, et courriers électroniques lorsque l'agence a connecté sa boîte de messagerie.
• Fiches de contact et de biens synchronisées depuis le logiciel de gestion ou de relation client de l'agence : identité, coordonnées, lien avec un lot, un immeuble ou un mandat.
• Tickets et demandes créés à l'issue de ces échanges, ainsi que leur suivi jusqu'à leur clôture.

Ces données sont cloisonnées par agence : une organisation cliente n'a jamais accès aux données d'une autre.

6. Finalités et bases légales

Lorsque nous nous fondons sur notre intérêt légitime, nous vérifions qu'il ne porte pas une atteinte disproportionnée à vos droits et vous pouvez vous y opposer à tout moment.

7. Durées de conservation

À l'expiration ou à la résiliation du contrat, et sauf instruction écrite contraire du client, les données traitées pour son compte qui resteraient en notre possession sont supprimées.

L'anonymisation des contacts sans activité supprime les identifiants en clair et ne conserve que des empreintes irréversibles, afin qu'un nouvel appel ou un nouveau message de la même personne puisse encore être rattaché à son dossier sans que nous conservions ses coordonnées.

8. Destinataires et sous-traitants ultérieurs

Les données sont accessibles aux équipes de Joe AI habilitées, dans la limite de ce qui est nécessaire à leurs missions, et à l'agence cliente concernée. Nous ne vendons ni ne louons aucune donnée à des tiers, et nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

Nous faisons appel aux prestataires suivants, tenus par des engagements de confidentialité et de sécurité :

Les connecteurs vers les logiciels de gestion et de relation client ne sont activés qu'à la demande de l'agence cliente, qui en choisit l'éditeur.

Les données peuvent enfin être communiquées aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l'exige.

9. Transferts en dehors de l'Union européenne

L'hébergement, la base de données, le stockage des enregistrements et l'analyse des transcriptions par intelligence artificielle sont réalisés dans l'Union européenne, sur les régions eu-west-3 (Paris) et eu-central-1.

Certains prestataires mentionnés ci-dessus, notamment en matière de téléphonie, de synthèse vocale et de notifications, traitent des données depuis les États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues au chapitre V du Règlement général sur la protection des données, en particulier les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou, le cas échéant, la certification du destinataire au titre du cadre de protection des données entre l'Union européenne et les États-Unis.

Une copie des garanties applicables peut être demandée à contact@getjoe-ai.com.

10. Sécurité et minimisation

Joe AI met en œuvre des mesures administratives, techniques, organisationnelles et physiques destinées à protéger la confidentialité et l'intégrité des données, parmi lesquelles :

• Chiffrement des échanges en transit et des données au repos.
• Chiffrement applicatif des identifiants de connexion aux logiciels des agences.
• Cloisonnement des données par organisation cliente.
• Contrôle des accès, authentification des administrateurs et journalisation des actions sensibles.
• Filtrage applicatif du trafic, supervision continue et alertes d'exploitation.
• Purge automatique des journaux contenant des données personnelles et anonymisation des contacts sans activité.

Joe AI conduit une démarche de mise en conformité à la norme ISO/IEC 27001:2022 et documente son système de management de la sécurité de l'information.

11. Intelligence artificielle et décisions automatisées

L'agent conversationnel analyse le contenu des échanges pour comprendre la demande, la qualifier et l'orienter vers le bon interlocuteur au sein de l'agence. Les transcriptions sont traitées par des modèles de langage exécutés, par défaut, dans l'Union européenne.

Ce traitement ne produit aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative au sens de l'article 22 du Règlement général sur la protection des données : la suite donnée à votre demande relève toujours d'un collaborateur de l'agence.

Vos échanges ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle généralistes.

L'enregistrement et la transcription des appels sont réalisés pour le compte de l'agence cliente, à qui il revient d'informer les personnes appelées et de recueillir, le cas échéant, leur consentement.

12. Vos droits

Vous disposez, dans les conditions prévues par la réglementation, des droits suivants :

• Droit d'accès à vos données et d'obtention d'une copie.
• Droit de rectification des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement de vos données.
• Droit à la limitation du traitement.
• Droit d'opposition, notamment à la prospection commerciale.
• Droit à la portabilité des données que vous nous avez fournies.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur celui-ci.
• Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour exercer ces droits, écrivez à contact@getjoe-ai.com en précisant votre demande. Nous répondons dans un délai d'un mois, qui peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe. Une preuve d'identité peut être demandée en cas de doute raisonnable.

Si votre demande porte sur des données traitées pour le compte d'une agence immobilière, nous la transmettons à cette agence, seule responsable de traitement, et nous l'assistons pour y répondre.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente :

Autorité

Commission nationale de l'informatique et des libertés

Adresse

3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07

Site internet

www.cnil.fr

13. Cookies et traceurs

Le site www.getjoe-ai.com ne dépose aucun cookie et n'utilise aucun outil de mesure d'audience ni de publicité. Aucune bannière de consentement n'est donc nécessaire.

Les lecteurs vidéo tiers présents dans la section consacrée à la presse ne sont chargés qu'après un clic explicite de votre part : aucun échange avec ces services n'a lieu tant que vous ne les avez pas activés.

Le portail applicatif app.getjoe-ai.com utilise uniquement des cookies strictement nécessaires à votre authentification et au maintien de votre session. Ils sont exemptés de consentement et ne servent à aucun suivi.

14. Modifications de cette politique

Cette politique peut être mise à jour pour tenir compte de l'évolution du service, de nos prestataires ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en tête de page.

En cas de modification substantielle, les clients en sont informés dans les conditions prévues au contrat.